Historia kontaktów to najcenniejszy zasób w starym systemie. Jak ją przenieść: inwentaryzacja, mapowanie, próbne migracje i kryteria odbioru.
Nowy CRM z pustą bazą to nie wdrożenie, tylko restart. Wartość systemu siedzi w historii: kto z kim rozmawiał, co oferowano, dlaczego przegrano. Migracja danych to etap, na którym tę historię można przenieść — albo bezpowrotnie zgubić.
Cztery kroki, które robimy zawsze
- Inwentaryzacja źródeł — stary CRM, arkusze, skrzynki pocztowe, notatki handlowców. Spis wszystkiego, co ma trafić do nowego systemu, z oceną jakości.
- Mapowanie pól i deduplikacja — decyzje w rodzaju “co jest firmą, co oddziałem”, scalanie duplikatów, ustalenie właściciela rekordu. Tu zapadają decyzje, których później nie da się tanio cofnąć.
- Migracje próbne — minimum dwie, na kopii środowiska, z weryfikacją liczb: rekordy wejściowe vs. załadowane vs. odrzucone, z powodami odrzuceń.
- Migracja produkcyjna z oknem kontrolnym — wykonywana według scenariusza z prób, z zamrożeniem zmian w starym systemie i listą kontrolną odbioru.
Handlowiec, który raz nie znajdzie historii swojego klienta, przestaje ufać całemu systemowi. Zaufanie do danych traci się raz.
Czego nie migrować
Nie wszystko zasługuje na przeniesienie. Kontakty martwe od lat, notatki bez treści, załączniki bez kontekstu — balast, który spowalnia system i zaciemnia raporty. Częścią mapowania jest decyzja, co zostaje w archiwum.
Kryteria odbioru
Migracja jest skończona, gdy zgadzają się liczby kontrolne, próbka rekordów przechodzi ręczną weryfikację przez osoby znające klientów, a raporty na nowych danych dają te same sumy co na starych. Bez tych trzech punktów start systemu to loteria.